Come organizzare un team building

Come progettare un Team building di successo: gli aspetti da considerare

“L’esperienza non è quello che accade ad un uomo; è ciò che un uomo fa con quello che gli accade.” Aldous Huxley, Eyeless in Gaza, 1936

Le attività di team building nascono con finalità più nobili di una semplice giornata di svago. La metodologia di Outdoor Training, infatti, nacque ufficialmente nel 1941 per opera del pedagogista tedesco Kurt Hahn, che insieme all’armatore inglese Lawrence Hault fondò la prima scuola di Outdoor Training ad Aderdovevy, in Galles: si trattava di una scuola di formazione accelerata del carattere, focalizzata sulle operazioni di salvataggio in mare.

Tuttavia, la grande diffusione di questa metodologia è avvenuta durante i primi anni ’80 negli Stati Uniti, con l’obiettivo iniziale di facilitare l’integrazione fra etnie diverse, fino a spostarsi sempre di più sulla coesione di gruppi. Lavorare con questa pratica rappresenta un’opportunità per promuovere il miglioramento continuo del team e raggiungere obiettivi aziendali specifici.

Ma come si organizza un evento che non sia solo divertimento, ma rappresenti un reale momento di apprendimento collettivo? In questa guida esploreremo sei elementi essenziali per pianificare un’esperienza trasformativa che faccia la differenza.

1. Definire gli obiettivi

Ogni evento di team building di successo parte da una chiara definizione degli obiettivi. Una need analysis accurata è fondamentale per comprendere le reali esigenze aziendali. Questa analisi dovrebbe prevedere un numero importante di domande e approfondimenti per individuare la vera necessità. Se ad un’azienda non vengono poste domande, c’è il rischio di mancare il bersaglio con progetti generici o preconfezionati.

Domandatevi, quindi: perché un team building? Cosa vogliamo ottenere da questo evento?

• Migliorare la comunicazione interna? [Vogliamo lavorare sulla dimensione: Comunicazione]
• Potenziare le competenze di leadership dei manager? [Vogliamo lavorare sulla dimensione: Leadership]
• Favorire l’integrazione tra diversi reparti? [Vogliamo lavorare sulla dimensione: Collaborazione]

In pratica, da ogni dimensione individuata nascerà un elenco di comportamenti che verranno presidiati durante le simulazioni dagli stessi trainer.

Se l’obiettivo è premiare una squadra per un risultato, si tratterà di un evento incentive, e non di un vero e proprio team building. Molte esperienze survival o sportive non possono essere incasellate in una reale azione formativa, perché risulta complesso osservarne i comportamenti.

È anche possibile scoprire che l’esigenza sia più di un corso di formazione sul team working oppure di una consulenza direzionale, che di un Team building. Avere obiettivi chiari aiuterà il fornitore a scegliere le attività giuste, e voi avrete il beneficio di poterne misurare l’efficacia.

2. Comprendere il target dei partecipanti

Ogni squadra è diversa, quindi è importante considerare le caratteristiche e le dinamiche relazionali. Analizzate l’età, il background professionale, la familiarità con questa metodologia, i ruoli dei membri del Gruppo e le condizioni fisiche.

Si tratta di un Team già consolidato o di un gruppo formato da poco?

Adattare le attività alle caratteristiche del gruppo renderà l’evento più rilevante e coinvolgente. Ad esempio:

• gruppi interfunzionali: favorire attività che promuovano l’integrazione e la comprensione reciproca, magari in una logica interdipendente, dove il successo individuale passi per il successo dell’intero gruppo;
• squadre con esperienza consolidata: proporre sfide che mettano alla prova competenze avanzate e spingano i partecipanti fuori dalla propria zona di comfort.

3. Scegliere il format: esempi di team building aziendali

Il format dell’evento deve essere coerente con gli obiettivi emersi durante la need analysis e con le caratteristiche dei partecipanti. Il format non è altro che un contenitore in cui le attività all’interno cambiano in base agli obiettivi e rispondono agli elementi emersi in progettazione. Valutate anche i benefici della formula residenziale (conoscenza e superamento delle conflittualità).

Dalla scelta del format nasce anche la metafora del percorso. In un trekking esperienziale, per esempio, la metafora potrebbe essere: scalare la montagna!

Esistono diverse tipologie di attività. Vediamo alcuni esempi di Change Project:

• il Treasure Hunt Experience o (caccia al tesoro) aggiunge un tocco di scoperta culturale e artistica ad un luogo o ad una città;
• l’Olympic Games Experience (giochi olimpici) offre l’opportunità di misurarsi in una performance sportiva;
• il Team Cooking consente di trasformare il gruppo in una brigata di cucina che si troverà a negoziare il proprio budget per fare la spesa;
• il Grow Building permette di coltivare la fiducia e far emergere i talenti attraverso una attività di piantumazione di piante e alberi;
• il Trekking Experience consente di lavorare in ottica di costruzione ed allineamento ad una Vision aziendale comune.

Questi format sono spesso creati in modalità giochi non a somma zero, ossia il guadagno di un sottogruppo equivale alla perdita di tutto il gruppo. Una metafora potentissima di quello che succede in azienda tra reparti diversi.

Ogni format pone l’accento su diverse dimensioni: scegliere il format equivale anche a scegliere la metafora sulla quale far lavorare il Gruppo.

4. Una location adeguata

La scelta della location influisce significativamente sull’efficacia del percorso.

È importante considerare:

• la facilità di accesso: la sede deve essere facilmente raggiungibile per tutti i partecipanti anche con persone con difficoltà o handicap;
• l’adeguatezza dello spazio: valutate se lo spazio a disposizione è sufficiente per le attività previste; si suggeriscono spazi che permettano di mixare sia outdoor che indoor con un videoproiettore e una lavagna per i kick-off ed i momenti di debriefing;
• le attrezzature e i servizi: assicuratevi che siano disponibili tutte le attrezzature necessarie ma soprattutto che ci sia un ampio parcheggio, se possibile catering a disposizione e tutti gli elementi coerenti con il format individuato.

Un ambiente piacevole e ben organizzato contribuirà a creare un’atmosfera positiva e stimolante.

5. Metodologia

Un punto molto importante da valutare è la metodologia che il vostro fornitore utilizzerà. Non sempre, infatti,  team building  corrisponde ad “apprendimento esperienziale”. Quest’ultimo parte dal presupposto che il gruppo acquisisca competenze “tuffandosi” dentro l’esperienza. Ogni situazione è una potenziale fonte di apprendimento se il partecipante è disposto a riflettere, analizzare e sperimentare una nuova prospettiva. Il modello di David Kolb, in particolare, struttura l’apprendimento in quattro fasi: esperienza concreta, osservazione riflessiva, concettualizzazione astratta e sperimentazione attiva. Questo ciclo permette ai partecipanti di interiorizzare le competenze e (potenzialmente) applicarle anche a lavoro.

La formazione esperienziale, ponendo al centro del partecipante le variabili di processo (comportamenti e strategie più efficaci in quel momento), permette quindi di trasformare il team building in un’esperienza trasformativa superando la tradizionale fruizione passiva di contenuti, poiché incentiva un apprendimento applicato, riflessivo e orientato all’azione.

Per garantire un apprendimento efficace in una giornata di team building, è importante che i trainer osservino le dinamiche di gruppi ristretti (massimo un trainer ogni dieci persone) e utilizzino schede di osservazione per monitorare le diverse dimensioni comportamentali (esempio: comunicazione, leadership, problem solving ecc.). È molto utile che i partecipanti abbiano un diario di bordo per trascrivere gli elementi dall’esperienza vissuta durante la giornata (concettualizzazione astratta).

6. Misurare i risultati

Un evento di successo deve essere valutato e monitorato. Importante è stabilire degli indicatori di performance (KPI) per misurare il raggiungimento degli obiettivi, includendo anche una giornata di follow-up dedicata a verificare cosa è successo nella fase di sperimentazione attiva di quanto appreso durante il team building sul lavoro.

Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione:

• feedback a 360 gradi: consegnare ai partecipanti delle griglie per raccogliere opinioni e suggerimenti “post-esperienza” si dà l’opportunità di tener traccia, nel diario di bordo, sia dei feedback personali che dei feedback ai colleghi, utilissimi nella fase di chiusura.
• osservazione diretta e debriefing dei trainer: analizzare le dinamiche durante l’evento consente ricche restituzioni (confronto fra l’auto e l’etero-percezione).
• monitoraggio a lungo termine: importante valutare l’impatto dell’evento sui comportamenti organizzativi e sui risultati aziendali nel tempo (follow-up in aula).

Per organizzare un team building di successo è fondamentale concentrarsi su questi aspetti: la definizione di obiettivi chiari, il target, la scelta del format e della location adeguata, assicurarsi la metodologia utilizzata per facilitare l’apprendimento e monitorare i risultati nel breve e lungo termine.

Tenete in considerazione anche i vantaggi della formula residenziale, perché permette spesso di scongelare alcune tensioni interpersonali non paragonabili alla classica giornata da 8 ore.

Il follow-up è uno strumento importantissimo per verificare cosa è successo posteriormente alla giornata formativa una volta tornati a lavoro. Spesso nei nostri percorsi il follow-up si trasforma in una giornata d’aula più cognitiva dove lavorare per esempio sulla costruzione del codice deontologico del gruppo. Quando progettato con cura, un team building diventa un motore ottimo per lo sviluppo della coesione organizzativa e della crescita personale. Un’opportunità che Change Project, grazie alla propria esperienza nella formazione, traduce guidando i gruppi a esplorare le proprie dinamiche, favorendo un apprendimento profondo e concreto. La capacità di integrare esperienze pratiche con momenti di riflessione permette inoltre di trasformare queste attività in un’esperienza significativa, capace di lasciare un’impronta duratura sia sui singoli che sull’intero team.

Sono certo che da questa lettura possano nascere tante nuove domande di approfondimento, da qui l’opportunità di ulteriori approfondimenti cliccando sul pulsante che trovi di seguito. Potrai:

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